БАЛЕВ Корпорейшън: Презентационни умения ...

Увод

Цел на уводната част:

• привличане вниманието на публиката;
• създаване на подходящ емоционален фон.

Уводната част трябва да съдържа:  

• Приветствие
• Представяне на компанията/себе си
• Тема и цел на презентацията
• Представяне на „Карта на презентацията“ (изброяване на основните теми на презентацията, договориране на реда на провеждане на презентацията: продължителност, почивки, отговори на въпроси, използване на мобилни телефони/интернет).

Начало на презентацията

Как да се представите пред публиката?

Искате да се представите сам или да ви представи някой друг? В първият случай трябва предварително да обмислите какво ще кажете и да се опитате да се представите кратко и стегнато. Във вторият случай е необходимо да се договорите с този, който ще ви представя какво трябва да каже, като най-добре е да го направите в писмен вид (т.е. да му дадете писмено вашето представяне). Основната цел на представянето е да информирате публиката, кой сте вие, а също така да установите с нея доверителни отношения.

За своето представяне може да използвате и онлайн средства (напр. Mentimeter), като по този начин направите по-раздвижено и интерактивно вашето представяне.   

Извинения

Никога не започвайте своето представяне с извинения. Колкото повече се извинявате, толкова по-малко доверие ще има към вас аудиторията. Не се извинявайте, затова, че сте имали малко време за подготовката на презентацията – вашата аудитория ще бъде обидена.

Просто започнете презентация и изпитвайте удоволствие от това!

Можете да започнете с почукване по масата, стола за да привлечете вниманието на публиката

Голяма част от успеха ви (и вашата презентация) ще зависи от това, как ще привлечете вниманието на публиката от самото начало и как ще го задържите през цялото време. Започнете с нещо позитивно или пък дори импулсивно, правейки/говорейки нещо, отнасящо се към хората в помещението (вашата публика). Не прекалявайте, защото твърде революционното начало може да не се хареса на част от публиката, дори може да бъде обидно за тях. 

След като се представите, направете пауза, за да концентрирате вниманието на публиката

Паузата помага на човек да се концентрира и осмисли това, с което да започне презентацията.  Паузата дава и знак на публиката, че уводната част на представянето е приключила и започва основната част на презентацията. Няма правило колко трябва да продължи паузата – всяка пауза ще ви се струва по-дълга, отколкото на самите слушатели. За тях паузата може да бъде и стимул за подготовка към възприемане на презентацията.

Тема, цел и „Карта на презентацията“

Добър подход към вашето представяне може да бъде следната фраза: „Разкажете на публиката, това, което искате да им разкажете. Разказвайте им. Разкажете им за какво им разказвахте“. Ако дори темата говори сама за себе си е необходимо да се отдели време за някои аспекти на материала и подхода при неговото презентиране. 

Публиката обича да има пред себе си „карта“, в която да е описано всичко, което ще се случва: това може да е вербална карта или слайд с рисунка на бъдещата презентация.

Необходимо е да се помисли и за определяне на  времето за задаване на въпроси – дали да бъде в края на презентацията (дотогава слушателите могат да забравят въпросите си) или по време на презентацията (което постоянно ще прекъсва вашата презентация и ще ви пречи). Компромисен вариант е ако след всеки основен раздел отделяте малко време за задаване на въпроси. Затова трябва още при подготовката на презентацията да отделите част от времето за задаване на въпроси.

И така, вече сте на основната част от презентацията. Как да направите прехода от увода към нея?

Вариантите са различни. Например:

• да се обърнете с въпрос към аудиторията;
• да представите интересен факт/статистика;
• да маркирате тема, която е интересна за всички;
• да разкажете кратка и интересна история от живота или пък виц;
• да използвате някоя крилата фраза като начало на основната част на презентацията;
• да използвате цитат на известна личност.

Разбира се, може и да има други варианти, които можете да използвате. Помислете!

Използване на хумор

Ако темата е твърде сериозна, разбира се, хумора не е подходящ. Но пък от друга страна, хуморът придава лек и весел подход дори и на най-сериозната тема. С хумора трябва да бъдете много внимателни, трябва да разберете дали може да се шегувате пред конкретната публика или шегата може да се окаже обидна за повечето слушатели. Освен това, шегата трябва да е на място, към самата тема, която представяте.

Използване на цитат

• Цитатът трябва да бъде кратък;
• Цитатът трябва да е уместен, свързан с темата на презентацията;
• Трябва да сте убедени, че вашите слушатели ще разберат цитата и ще могат да го отнесат към представянето ви.

Задаване на въпроси

Ако започнете основната си част на презентацията с въпрос ще можете да постигнете няколко цели:

• с въпроса ще можете по-лесно да преминете към същността на презентацията;
• слушателите ще разберат, че вие искате да ги заинтригувате и презентацията ще бъде интерактивна;
• слушателите ще разберат, че вие искате да общувате с тях, да чуете тяхното мнение, а не просто да им разкажете нещо.

Въпросът трябва да бъде уместен така, свързан с темата на вашето представяне.

Как може да се привлече вниманието на публиката?

• с почукване по маса/трибуна и др.
• редуване на силно с тихо говорене, бързо или бавно говорене
• разказване на виц
• задаване на риторичен въпрос
• внимание към тема, която е интересна на всички слушатели
• казване или правене на нещо необикновено/странно
• задаване на въпрос към един от слушателите или към цялата аудитория.

Необходимо е да се избягват типичните грешки:

увода не е свързан с темата на презентацията

дълъг увод или твърде бавно представен увод

твърде „ярка„ презентация (напр., една смешна история ще бъде запомнена от слушателите, но ще се помни само това).

Имидж/външен вид на презентатора

Дрехите са от голямо значение в деловото общуване, тъй като носят определена информация:

• за финансовите възможности на човек
• за неговия естетичен вкус
• за принадлежност към определена социална група, професия
• за отношението му към останалите хора.

„По дрехите посрещат, по ума изпращат“. Дрехите влияят на успеха или неуспеха. Външният вид е в основата на т.нар. „ефекта на ореола“.  „Ефектът на ореола“ е склонността на човек да оценява другия по първото си впечатление. Множество изследвания показват, че привлекателните хора се възприемат като с по-големи умствени способности.